Erfahrungsbericht: Abgabe von Unterlagen in Poststellen von Behörden

 Liebe Freunde, wir haben erfreuliche Nachrichten für Euch!


Wie wir jetzt tatsächlich herausgefunden haben durch die tätige Mithilfe sachkundiger Mitarbeiter des Bezirksamtes Friedrichshain-Kreuzberg, gilt der Grundsatz, dass abgegebene Dokumente nur dann gerichtsfest sind, wenn eingereichte Unterlagen mit Eingangsstempel und Unterschrift des jeweils Empfangenden versehen werden.
Dies zu tun entspricht der geltenden Gesetzeslage für die Sachbearbeiter (Entgegennehmende Eurer Akten).


Wie wir erfahren konnten, hat ein Gruppenleiter aus dem Facility-Management gegenüber seinen Mitarbeitern bestätigt, dass Unterlagen nur mit Eingangsstempel und Unterschrift gerichtsfest sind und daher beides von den Entgegennehmenden zu erteilen ist.

Wie Ihr vielleicht alle wisst, gab es diesbezüglich im Jobcenter Neukölln und anderswo offene Fragen.
Dort (im Jobcenter Neukölln) hatte man mit einem Aushang Ende 2017, mitgeteilt, angegeben und auch durchgeführt, für persönlich eingereichte Unterlagen keine Empfangsbestätigungen mehr abzugeben. Die dazu gehörigen gerichtlichen Schritte zur Feststellung und Ahndung eines solchen Fehlverhaltens und solcher Behördenwillkür laufen noch.

Achtet darauf und erinnert Euch zukünftig daran, dass Ihr ein Anrecht auf einen Eingangsstempel und eine Unterschrift des Empfängers auf Euren eingereichten Unterlagen (in zweifacher Ausführung, nämlich das von Euch angefertigte Originalschreiben und eine Kopie für Eure eigene Aktenhaltung) habt. Sollte es sich hierbei um ein mehrseitiges Dokument handeln, so habt Ihr die Möglichkeit, bei Eurer KOPIE zum Mitnehmen für Eure Unterlagen eine sog. „Treppenfaltung“** vorzunehmen.

Damit lässt sich der Eingang eines mehrseitigen Dokumentes mit nur einer Unterschrift und nur einem Stempel (um Sachbearbeiter von zu vielen notwendigen Stempeln zu entlasten) gerichtsfest dokumentieren.

Dieser papierne Postweg mit persönlicher Abgabe ist der Königsweg, um (besonders im Zweifel) die Abgabe der Akten gerichtsfest zu belegen.
Denn dazu im Gegensatz zu einem (kostenpflichtigen) Einschreiben ist nicht gerichtsfest nachweisbar, was sich an Dokumenten im Umschlag des Briefes befunden hat.
Von daher empfehlen wir Euch die papierne Einreichung von Unterlagen gegen Stempel und Unterschrift am Empfang. 


** Mit dieser Treppenfaltung erhält jedes Blatt eine unverwechselbare eindeutige Zuordnung im gesamten Papierverbund. Die Ecken der übereinander gelegten Papiere werden dreiecksförmig gefaltet von unten nach oben. Dabei wird das zuoberst liegende Blatt am weitesten eingefaltet (das Dreieck ist am größten), die anderen versetzt um einige mm immer kleiner.

Beispielbild:

Für diesen Bericht: FriGGa und Freunde frei im Sinne einer "Stiftung Behördentest" ;-)

Hinweis: dieser Text stellt keine Rechtsberatung oder Rechtsauskunft dar und keine Beratung durch einen Anwalt oder eine selber gewonnene Behördenauskunft ist hierdurch zu ersetzen! Die Autor*innen geben lediglich weiter, was sie selber erlebt und erfahren haben, ohne jegliche Haftung zu übernehmen.